Rekisterinpitäjä

Terapiina Oy, 1983065-3

Topeeka 24, 61800 Kauhajoki

info@terapiina.fi

050 4620820

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Hanna-Kaisa Kippola

hanna-kaisa.kippola@terapiina.fi

050 4620820

Rekisterin nimi

Terapiina Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen rekisterin tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, yhdyshenkilö / lähiomainen. Kuntoutussuunnitelma, terapialähete, maksusitoumus sekä asiakkaan toimittamat palautteet aiemmasta hoidosta ja tutkimuksista. Terapiasopimuksessa / -suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, tutkimustiedot, terapiamuistiinpanot, terapiapalaute, harjoitteluohjeet, valokuvat ja videot. Ajanvaraus- ja laskutustiedot.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Keskeiset lait: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), Terveydenhuoltolaki (1326/2010), Henkilötietolaki (523/1999), Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007), STM:n asetus potilasasiakirjoista (298/2009), Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994). Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Asiakkaan omaisilta/yhteyshenkilöltä, hoitavalta taholta ja muilta suostumuksessa määritellyiltä yhteistyötahoilta saadut tiedot. Kelalta saatavat tiedot. Hoidon sekä tutkimuksen yhteydessä muodostuneet tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa.

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Terapiina Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Jatkohoitotilanteessa terapiasitoumukseen merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. Muille tahoille tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai viranomaiselle tämän esittäessä lainkohdan, johon luovutus perustuu.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Asiakas tai hänen edustajansa voi halutessaan siirtää itse tietojaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin talletetut asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasrekisterin tietoja käyttävät vain Terapiina Oy:n terapeutit. Terapeutti käyttää ainoastaan työn toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Potilastietoja käsitellään pääasiassa sähköisessä muodossa. Terapiinassa on käytössä sähköinen Diarium -potilastietojärjestelmä ja laskutusohjelma. Diariumiin kirjaudutaan käyttäjätunnus + salasana –yhdistelmällä. Kirjaukset siirretään Kantaan, missä ne ovat asiakkaan luettavissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään terapeutin henkilökohtaisella tietokoneella tai mobiililaitteella. Laitteet on suojattu ulkopuoliselta käytöltä salasanoilla ja lukittumisominaisuudella.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa, johon on pääsy Terapiinan terapeuteilla. Manuaalinen aineisto pyritään skannaamaan mahdollisimman pian käytön jälkeen sähköiseen muotoon, minkä jälkeen se tuhotaan.

Terapiina Oy:n arkistokaapit, tietokoneet ja tulostin ovat sijoitettuna toimistoihin. Avaimet toimistoihin on Terapiinan henkilöstöllä (toimintaterapeuteilla). Toimistot ovat toimintaterapeuttien työtiloja eikä asiakkaita varten. Tilat lukitaan siten, että ulkopuolisilla ei ole pääsyä toimistoihin, kun henkilökuntaa ei ole paikalla. Matkatyössä ollessaan terapeutit huolehtivat laitteistaan siten, ettei kukaan pääse niitä asiattomasti käyttämään tai näkemään potilastietojärjestelmän sisältöjä. Reissutyössä mahdollinen kirjaaminen tapahtuu niin, että ulkopuolisten näköyhteys tietokoneen näytölle estetään näytönsuojakalvolla.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Kaikkiin asiakasrekistereihin ja osarekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§). Henkilökohtaisiin tietoihin on oikeus tutustua ja saada halutessaan itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö saada itseä koskevia tietoja esitetään hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja hoitopalautteisiin ja muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan terapeutillenne tai Hanna-Kaisa Kippolalle, joka voi luovuttaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta saatavaa lomaketta suositellaan käytettäväksi tarkastuspyyntöä toteutettaessa.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti. Oikaisupyynnössä on perusteltava ja yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön tekemisessä suositellaan käyttämään tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta löytyvää lomaketta ”Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus”. Korjauspyyntö esitetään terapeutille, jonka kirjaamaa tietoa korjauspyyntö koskee tai Hanna-Kaisa Kippolalle.

Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Terapiina Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.